Opracowując narzędzia kontroli zarządczej posługujemy się techniką Dashboard. Dashboard jest specyficznym rodzajem raportu, na którym najważniejsze informacje i wskaźniki powiązane z celami firmy lub organizacji przedstawione są w formie wizualnej. Informacje te są umieszczone na jednym ekranie lub jednej kartce. Dashboard jest sposobem obrazowania i prezentacji danych w różnych systemach rachunkowości zarządczej (w tym danych biznesowych), a nie specyficznym rodzajem informacji lub technologii.
Czy każdy klient daje tyle samo wartości dodanej? Każdy, kto prowadzi biznes intuicyjnie wie, że to nieprawda. Podobno zasada Pareto obowiązuje w każdym biznesie, podobno 20% klientów generuje 80% zysku, podobno……
„Podobno” raczej nie wystarcza aby świadomie prowadzić biznes.
Na szczęście zdobycie pewnej i rzetelnej informacji zarządczej nawet w przypadku obsługi wielu różnorodnych klientów nie wymaga budowy skomplikowanego i kosztownego systemu.
Jeżeli biuro prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników to ma praktycznie wszystko, aby zbudować system analizy rentowności obsługi poszczególnych klientów i efektywności swoich pracowników. Jeżeli nie prowadzi, to można zrobić to szybko i w bardzo prosty sposób. Korzyści z wdrożenia ewidencji casu pracy są niewspółmiernie wyższe od jego kosztów.
System analizy rentowności klientów składa się z 3 baz danych, które odpowiednio połączone pozwalają na przypisanie przychodów i kosztów danemu klientowi oraz pracownikowi na podstawie wykazanych godzin pracy.
Raporty analityczne są przygotowane z zastosowaniem narzędzia Power Bi, co pozwala na budowę aktywnych prezentacji w technologii dashboard. Umożliwiają one analizę wskaźników w ujęciu ogólnym, jak i w odniesieniu do wybranych parametrów (klientów, pracowników, miesięcy).
W standardowym układzie system umożliwia analizę następujących obszarów/parametrów zarządczych:
Praca na raportach jest możliwa zarówno w wersji desktop oraz mobilnej:
Jakie są potencjalne zastosowania niniejszego systemu? Może być przydatny w wielu obszarach biznesowych, np.:
Wdrożenie systemu wymaga stworzenia schematu ewidencji:
W zależności od jakości posiadanych/generowanych przez biuro danych czas wdrożenia systemu może wynieść od 2 tygodni do 2 miesięcy (w przypadku opracowywania baz danych i zasad ich tworzenia od „zera”). Utrzymanie systemu wymaga comiesięcznej aktualizacji baz danych. System może być rozbudowywany o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb w zakresie informacji zarządczej.
Optymalizacja funkcjonalności i obsługi systemu wymaga posiadania infrastruktury IT w postaci centralnego serwera, który będzie miejscem archiwizowania baz danych i raportów zarządczych. Przechowywanie danych na serwerze umożliwia stałe korzystanie z najbardziej aktualnych danych w wersji mobilnej naszego rozwiązania.
Analizy są sporządzane w oparciu o dwa sprawozdania finansowe: rachunek zysków i strat oraz bilans.
Analiza obejmuje podstawowe parametry ekonomiczno – finansowe w ujęciu 3 ostatnich zakończonych okresów obrachunkowych oraz bieżącego roku obrotowego przedsiębiorstwa. Wyniki bieżącego roku obrachunkowego są porównywane z odpowiednim okresem poprzedniego roku. Analiza w postaci wykresów jest uzupełniona podsumowaniem zarządczym.
Oferowany raport jest sporządzany w wersji elektronicznej w pliku pdf. Istnieje również możliwość implementacji aplikacji Qlik Sense Desktop w celu posiadania interaktywnego narzędzia analitycznego. Częstotliwość sporządzania – co miesiąc.
Analizy pogłębione w oparciu o księgową analitykę i potrzeby zarządcze klienta.
Analizy pogłębione w oparciu o księgową analitykę i potrzeby zarządcze klienta. Zakres analiz może przykładowo obejmować:
