Logika przejścia od kosztu roboczogodziny + struktury aktywności do klarownego do skalowalnego cennika.

 

Rentowność klienta to różnica między przychodem, jaki generuje, a kosztem jego obsługi. Brzmi prosto, ale w praktyce wymaga systematycznej ewidencji i analizy.

 

1. Trzy liczby, których potrzebujesz aby wyznaczyć rentowną stawkę

1. Średni koszt 1 r-h (pensje + ZUS + narzut biurowy).
2. Średnia marża docelowa (np. 30 %).
3. Faktyczne zużycie godzin na każdą kategorię aktywności per klient.

 

Z tych danych budujesz stawkę bazową “cena / klient / miesiąc” albo “cena / dokument” – bez wróżenia z fusów.

 

W jaki sposób Twój system może pomóc?

Twój System rejestruje:

• czas pracy z podziałem na klientów i działania,
• koszt roboczogodziny (dowolnie definiowany),
• przychód miesięczny od klienta.

Dzięki temu można szybko wyliczyć rentowność każdego klienta/potencjalnego klienta w przeliczeniu na godzinę pracy i w wartości bezwzględnej.

 

Jak wykorzystać zszytą ewidencję w praktyce?

Jeśli rejestrujemy czas pracy i przypisujemy go do klientów oraz działań, możemy:

• wyliczyć koszt obsługi każdego klienta,
• porównać go z przychodem/potencjalnym przychodem,
• wyznaczyć rentowność (zysk brutto na kliencie),
• stworzyć benchmarki (np. średnia rentowność na klienta, na usługę, na pracownika).

 

2. Formuła ceny w praktyce

Klient – przychód przypisany do tych godzin.

 

3. Segmentacja klientów “A-B-C” na podstawie rentowności

 

Mechanizm liczenia oczekiwanej stawki można wykorzystać do analiz dotychczasowego portfela klientów w celu przeprowadzenia tzw. segmentacji.

 

Tak analiza to dobre przygotowanie do np. renegocjacji dotychczasowych warunków umowy.

 

4. Jak sprzedać podwyżkę z danymi w ręku?

 

Gdy tylko zbierzesz godzinowy koszt + czas per klient, cena przestaje być „na oko”. Przedstawiony model oszczędza nerwy w negocjacjach i broni marżę – a System liczy wszystko za Ciebie. Możesz to wykorzystać w następujący sposób:

1. Pokazujesz klientowi dashboard: “średnio 6 h/mies. spędzamy na poprawkach do FV kontrahentów”.
2. Wyjaśniasz koszt: “to 390 zł netto dodatkowej pracy, dziś wykonywanej gratis”.
3. Proponujesz opcje:
   1. + X zł/mies. i kontynuujemy pełny zakres;
   2. lub klient sam koryguje faktury przed wysyłką.
4. Decyzja klienta — dane mówią same za siebie, nie musisz negocjować „na oko”.

 

5. „Cennik reagujący” – automatyczne alerty

 

• W Systemie ustaw warunek: jeśli marża klienta spada < 20 % przez 2 msc z rzędu → mail do menagera.
• W ciągu tygodnia możesz wejść w rozmowę cenową, zanim strata urośnie.

 

6.Dashboardy: gdzie patrzeć, co analizować?

 

• Rentowność wg klienta – sortowanie od najgorszych do najlepszych.
• Rentowność wg pracownika – kto najlepiej wykorzystuje czas.
• Klienci o niskiej rentowności przy dużym wolumenie – ukryte ryzyko.
• Trend rentowności w czasie – sezonowość? Pogorszenie?
• Zestawienie TOP i FLOP klientów miesiąca / kwartału.

 

7. Czy to działa w małych biurach?

 

Tak! Im mniejsze biuro, tym bardziej każda godzina pracy ma znaczenie. Zaledwie kilku nieopłacalnych klientów może „zjadać” zysk całej firmy. Dlatego już przy kilku pracownikach warto ewidencjonować czas i analizować rentowność.