Jak prawidłowo wycenić usługę księgową ?

Wielu właścicieli biur rachunkowych ma intuicję, którzy klienci są opłacalni, a którzy zabierają zbyt wiele czasu. Ale intuicja to za mało, jeśli chcemy realnie zarządzać rentownością i budować przewidywalny zysk. W tym artykule pokażę Ci, jak w sześciu krokach przejść od ewidencji aktywności do konkretnego, rentownego cennika usług.

 

Krok 1: Zdefiniuj, na co pracownicy poświęcają czas

 

Podstawą systemu rentowności jest dobra ewidencja czasu. W biurze rachunkowym kluczowy jest podział aktywności na dwie grupy:
– Aktywności przypisane do klienta (np. księgowanie faktur, kontakty z klientem, deklaracje)
– Aktywności ogólne (np. urlopy, szkolenia, zebrania)
Dobrze zaprojektowany słownik aktywności to fundament analizy rentowności.

 

Krok 2: Zbieraj dane o czasie pracy i przychodach klientów

 

Czas raportowany przez pracowników musi być powiązany z klientem i aktywnością. Do tego potrzebujesz:
– Ewidencji czasu pracy (np. SharePoint, Power Apps, Timesheet w Excelu)
– Danych o przychodach – najlepiej miesięcznych, przypisanych do klienta
Te dane będą podstawą do dalszych obliczeń kosztów i marż.

 

Krok 3: Oblicz koszt 1h pracy w Twoim biurze

 

Koszt roboczogodziny to całkowite koszty osobowe i ogólne podzielone przez liczbę godzin przepracowanych. Możesz liczyć:
– Koszt jednostkowy dla całej firmy
– Koszt wg działu (np. księgowość, kadry)
– Koszt indywidualny pracownika
To pozwala przeliczyć czas poświęcony na klienta na realny koszt jego obsługi.

 

         

 

Krok 4: Wyceń koszt klienta

 

Dla każdego klienta możesz teraz policzyć:
– Czas x koszt 1h = koszt obsługi
– Porównując to z przychodem, poznasz marżę brutto
– Warto analizować to miesięcznie, kwartalnie i rocznie
Uwaga: największe zaskoczenia pojawiają się przy stałych ryczałtach – czasem pożerają dużo więcej pracy niż przewidywaliśmy.

 

 

Krok 5: Zrób segmentację klientów

 

Podziel klientów na 3 grupy:
– A – Wysoka marża i niskie ryzyko
– B – Średnia marża, możliwe pole do wzrostu
– C – Niska marża lub strata
Do każdej grupy stosuj inną politykę: dla A – lojalizacja, dla B – budowanie wartości, dla C – zmiana warunków lub rezygnacja.

 

Krok 6: Stwórz cennik oparty o dane

 

Bazując na analizie kosztów i rentowności, możesz teraz tworzyć nowy model cennikowy:
– Ustal minimalny poziom marży (np. 40%)
– Wyceń podstawowy pakiet usług
– Ustal dopłaty za dodatkowe elementy (ilość dokumentów, kadry, integracje itp.)
Nie bój się odejść od stałej ryczałtowej opłaty, jeśli klient generuje zmienny nakład pracy.

 

Podsumowanie

 

Systemowe podejście do ewidencji czasu i rentowności klientów nie tylko porządkuje pracę, ale pozwala podejmować lepsze decyzje biznesowe. Jeśli chcesz przestać dokładać do trudnych klientów i świadomie rozwijać firmę – zacznij od analizy czasu i kosztu.