Czy każdy klient daje tyle samo wartości dodanej? Każdy, kto prowadzi biznes intuicyjnie wie, że to nieprawda. Podobno zasada Pareto obowiązuje w każdym biznesie, podobno 20% klientów generuje 80% zysku, podobno……

 

„Podobno” raczej nie wystarcza aby świadomie prowadzić biznes.

 

Na szczęście zdobycie pewnej i rzetelnej informacji zarządczej nawet w przypadku obsługi wielu różnorodnych klientów nie wymaga budowy skomplikowanego i kosztownego systemu.

 

Jeżeli biuro prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników to ma praktycznie wszystko, aby zbudować system analizy rentowności obsługi poszczególnych klientów i efektywności swoich pracowników. Jeżeli nie prowadzi, to można zrobić to szybko i w bardzo prosty sposób. Korzyści z wdrożenia ewidencji casu pracy są niewspółmiernie wyższe od jego kosztów.

 

System analizy rentowności klientów składa się z 3 baz danych, które odpowiednio połączone pozwalają na przypisanie przychodów i kosztów danemu klientowi oraz pracownikowi na podstawie wykazanych godzin pracy.

 

 

Raporty analityczne są przygotowane z zastosowaniem narzędzia Power Bi, co pozwala na budowę aktywnych prezentacji w technologii dashboard. Umożliwiają one analizę wskaźników w ujęciu ogólnym, jak i w odniesieniu do wybranych parametrów (klientów, pracowników, miesięcy).

 

W standardowym układzie system umożliwia analizę następujących obszarów/parametrów zarządczych:

• Przychód/koszt/wynik na klienta w ujęciu nominalnym i jednostkowym
• Przychód/koszt/wynik całej organizacji w ujęciu nominalnym i jednostkowym w danym przedziale czasowym
• Godziny/wynik na pracownika
• Godziny na klienta
• Ilość klientów/Pracownik
• Analityka przychodu/kosztu/wyniku w poszczególnych miesiącach w odniesieniu do całej organizacji/klienta/pracownika
• Analiza Zasady Pareto w organizacji

 

Możliwa jest analiza wielostopniowej marży na kliencie (po kosztach osobowych, po kosztach całkowitych) oraz porównanie do okresów z poprzedniego roku sprawozdawczego.

 

 

Praca na raportach jest możliwa zarówno w wersji desktop jak i mobilnej:

 

 

Jakie są potencjalne zastosowania niniejszego systemu? Może być przydatny w wielu obszarach biznesowych, np.:

• Stanowi podstawę do negocjacji wynagrodzenia za obsługę
• Buduje świadomość zarządczą, pomaga w identyfikacji najbardziej wartościowych klientów
• Pozwala na usprawnienie wykorzystania czasu pracy, tak aby był jak najbardziej efektywny
• Umożliwia szybkie wychwycenie różnic w organizacji i realizacji pracy poszczególnych pracowników
• Może stanowić narzędzie do budowania systemów motywacyjnych dla poszczególnych/zespołów pracowników

 

Wdrożenie systemu wymaga stworzenia schematu ewidencji:

• godzin pracy,
• kosztów osobowych i pozostałych wydatków biura,
• przychodów z obsługi poszczególnych klientów.

 

W zależności od jakości posiadanych/generowanych przez biuro danych czas wdrożenia systemu może wynieść od 2 tygodni do 2 miesięcy (w przypadku opracowywania baz danych i zasad ich tworzenia od „zera”). Utrzymanie systemu wymaga comiesięcznej aktualizacji baz danych. System może być rozbudowywany o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb w zakresie informacji zarządczej.

 

Optymalizacja funkcjonalności i obsługi systemu wymaga posiadania licencji Microsoft 365, która umożliwia korzystanie z Sharepoint. Pozwala on na tworzenie tablic danych, które eliminują problemy z zachowaniem spójności i prawidłowości przy wprowadzaniu danych przez użytkowników systemu (tak często spotykane w bazach danych tworzonych w excel lub innych programach kalkulacyjnych).

 

 

Istnieje możliwość budowy systemu w oparciu o bazy danych generowane przez źródłowe oprogramowanie księgowe stosowane w danym biurze.